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什么是知識(shí)管理_ISO 30401知識(shí)管理體系標(biāo)準(zhǔn)要點(diǎn)分析

文章來源：華道顧問 編輯：華道顧問

        什么是知識(shí)管理？相信大家平日都有所耳聞，但當(dāng)中又有多少人真正了解呢？新標(biāo)準(zhǔn)ISO 30401《知識(shí)管理體系——要求》于2018年11月發(fā)布，對(duì)知識(shí)管理做出了定義。該標(biāo)準(zhǔn)將知識(shí)定義為“一種人類或機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)，促進(jìn)有效的決策及行動(dòng)”，指出知識(shí)屬于個(gè)人、群體或機(jī)構(gòu)，可以從學(xué)習(xí)或經(jīng)驗(yàn)中獲取。簡單來說，知識(shí)管理是機(jī)構(gòu)創(chuàng)造及運(yùn)用知識(shí)的一套方針。ISO 30401由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）技術(shù)委員會(huì)（TC 260）制定，并以《附件SL》（Annex SL）內(nèi)的高階架構(gòu)及相同文本為依據(jù)，從而加強(qiáng)與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)的融合。標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定了在機(jī)構(gòu)內(nèi)促進(jìn)知識(shí)的發(fā)展、共享及有效使用知識(shí)時(shí)所需的要求，以實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。通過一個(gè)全面、綜合及跨領(lǐng)域的視角，ISO 30401旨在支持機(jī)構(gòu)開發(fā)一個(gè)可有效推廣并能通過知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值的管理體系。同時(shí)，該標(biāo)準(zhǔn)可作為獨(dú)立文件支持機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理活動(dòng)，也可作為涵蓋面更廣的管理體系（如涵蓋質(zhì)量、環(huán)境及健康與安全元素的管理體系）不可缺少的一部分。

一、制定ISO 30401的原因

知識(shí)作為一種無形資產(chǎn)，需要開發(fā)、整合、保留、共享、調(diào)整及應(yīng)用，以便員工可做出有效而一致的決策，按照過往經(jīng)驗(yàn)解決問題并提出新見解。目前，機(jī)構(gòu)單單依靠自主學(xué)習(xí)的形式，不足以趕上技術(shù)及業(yè)務(wù)經(jīng)營急劇轉(zhuǎn)變的形勢(shì)。為此，他們要率先一步慎重地創(chuàng)造、整合、應(yīng)用及重用知識(shí)。

對(duì)處于不同地區(qū)的機(jī)構(gòu)而言，若所有分公司執(zhí)行同一流程及提供相同的服務(wù)，跨地區(qū)分享良好經(jīng)驗(yàn)、專門技術(shù)，互相學(xué)習(xí)，可帶來莫大裨益。有些機(jī)構(gòu)的重要知識(shí)往往由個(gè)別員工掌握，一旦機(jī)構(gòu)出現(xiàn)變化或個(gè)別員工離職，知識(shí)便有流失的風(fēng)險(xiǎn)。如今員工流動(dòng)性強(qiáng)，使這個(gè)問題變得更嚴(yán)峻。

目前，知識(shí)管理正變得越來越重要，很多國家都渴望發(fā)展“知識(shí)型經(jīng)濟(jì)”，使得知識(shí)成為財(cái)富的主要來源。

二、ISO 30401的架構(gòu)及內(nèi)容

（一）ISO 30401為知識(shí)管理清晰列出了多個(gè)指導(dǎo)原則，包括：知識(shí)的性質(zhì)：知識(shí)是無形的、復(fù)雜的，由人類創(chuàng)造；價(jià)值：知識(shí)在機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中起著關(guān)鍵作用，知識(shí)管理是發(fā)掘知識(shí)潛在價(jià)值的一種途徑；關(guān)注點(diǎn)：知識(shí)管理應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)、策略及需求而實(shí)施；適應(yīng)性：沒有一個(gè)知識(shí)管理方案適用于所有機(jī)構(gòu)及其經(jīng)營環(huán)境，機(jī)構(gòu)可因需要及環(huán)境制定自己的知識(shí)管理方法；溝通：每個(gè)人對(duì)知識(shí)的理解都存在差異，為達(dá)成共識(shí)，知識(shí)管理應(yīng)經(jīng)過人與人之間的交流后共同創(chuàng)建，適當(dāng)時(shí)候可以內(nèi)容、流程及技術(shù)作支持；環(huán)境：知識(shí)并不是直接被管理的，知識(shí)管理側(cè)重于管理工作環(huán)境，使知識(shí)不斷循環(huán)；文化：文化對(duì)有效的知識(shí)管理至關(guān)重要；重復(fù)性：知識(shí)管理應(yīng)包含學(xué)習(xí)及反饋循環(huán)。

（二）除了各管理體系標(biāo)準(zhǔn)（環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃、支持、運(yùn)營、績效評(píng)估及改進(jìn)）的標(biāo)準(zhǔn)條文外，ISO 30401還強(qiáng)調(diào)以下主題，每個(gè)主題分別代表知識(shí)管理體系中的不同重要維度。
1.通過一系列系統(tǒng)活動(dòng)和行為開發(fā)知識(shí)并建立知識(shí)管理系統(tǒng)
機(jī)構(gòu)獲取新知識(shí)的方法包括發(fā)掘知識(shí)、從外部獲取知識(shí)、研究、創(chuàng)新、反饋、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及把現(xiàn)有知識(shí)作嶄新的應(yīng)用；應(yīng)用現(xiàn)有知識(shí)改善行動(dòng)和決策，使之成為有效知識(shí)，包括知識(shí)轉(zhuǎn)移及共享、知識(shí)重用及創(chuàng)意解難；保存現(xiàn)有知識(shí)，預(yù)防機(jī)構(gòu)流失知識(shí)，包括知識(shí)歸檔、信息備份、接任計(jì)劃及上司指導(dǎo)；處理過時(shí)或無效的知識(shí)，避免機(jī)構(gòu)在當(dāng)下的環(huán)境中，運(yùn)用不當(dāng)?shù)闹�識(shí)，導(dǎo)致出錯(cuò)或工作效率低下。

2.促進(jìn)不同類型知識(shí)交流的活動(dòng)及行為
人際溝通及互動(dòng)：通過個(gè)人、群體及機(jī)構(gòu)之間的互動(dòng)，交換及共享知識(shí)；展示：通過展示、記錄及（或）編纂來創(chuàng)造知識(shí)；合并：將已編纂的知識(shí)策展、正規(guī)化、構(gòu)建或分類，使知識(shí)易于獲取及尋找；內(nèi)化及學(xué)習(xí)：檢閱、評(píng)估及吸收知識(shí)，融入實(shí)踐之中。

3.建立知識(shí)管理體系的要素
人力資本：明確各人所屬的角色及責(zé)任，包括所有知識(shí)管理體系的管理者，確保機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理得到支持；流程：定義適合機(jī)構(gòu)流程的知識(shí)活動(dòng)，包括程序、指引、方法及措施；技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施：電子媒介、虛擬與現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境及其他工具，如流動(dòng)應(yīng)用程序、門戶網(wǎng)站、維基百科、搜索引擎、云端運(yùn)算、大數(shù)據(jù)平臺(tái)、協(xié)作工作平臺(tái)及非正式會(huì)議室；管理：制定策略、預(yù)期目標(biāo)及方法，確保知識(shí)管理體系能配合整體業(yè)務(wù)需要；文化：就分享及從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)而形成的態(tài)度及規(guī)范；其他：需要平衡在知識(shí)共享時(shí)有可能面對(duì)的保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及（或）知識(shí)保護(hù)等要求。

三、資料性附錄

除了標(biāo)準(zhǔn)的核心要求外，ISO 30401還有3份資料性附錄：
附錄A——知識(shí)范疇，從已明確編纂的知識(shí)到未經(jīng)編纂的經(jīng)驗(yàn)及（或）基于行動(dòng)的知識(shí)，說明知識(shí)如何以多種類型及形式出現(xiàn)。一方面，有些知識(shí)不易察覺或不能以文字或符號(hào)表達(dá)；另一方面，有些知識(shí)可以記錄或收錄（如課本、文件、開放式的電子學(xué)習(xí)內(nèi)容）。
附錄B——知識(shí)管理與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，列出了一系列與知識(shí)管理產(chǎn)生相互作用的課題，包括信息管理、數(shù)據(jù)管理、商業(yè)智能、客戶關(guān)系管理、學(xué)習(xí)、機(jī)構(gòu)發(fā)展及培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)、人力資源管理、創(chuàng)新管理、風(fēng)險(xiǎn)管理及質(zhì)量管理。
附錄C——知識(shí)管理文化提供一系列信息，說明尋求、共享、開發(fā)及應(yīng)用知識(shí)的方法。

結(jié)語
ISO30401：2018是目前首個(gè)針對(duì)知識(shí)管理要求的標(biāo)準(zhǔn)，提供一致及系統(tǒng)化的要求。該標(biāo)準(zhǔn)可獨(dú)立用作認(rèn)證的準(zhǔn)則，也可作為支持有效實(shí)施其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)（如ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001）的重要一環(huán)。

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